Det skickas tyvärr många spam-mail varje år, och på grund av det har mailprogrammen tuffa spamfilter som din e-postmeddelanden måste ta sig förbi. I denna guide berättar vi allt du behöver veta om hur du skickar mail som verkligen kommer fram till mottagaren, själva processen kallas att värma upp sin e-post.
Hur fungerar mailtjänsternas anti spam-system?
Mailtjänsternas anti spam-system granskar alla mail som kommer till din e-post. De mail som mailtjänsterna litar på hamnar direkt i din inbox, medan misstänkta bluffmail hamnar i korgen för skräppost. De mail som är uppenbart bedrägliga stoppas direkt och kommer inte ens till din inkorg.
Faktorer som mailtjänsternas anti spam-system granskar är om:
Avsändaren har ett gott rykte.
Avsändarens IP-adress har ett gott rykte.
Mailet innehåller någonting konstigt, såsom en länk som går till en skadlig webbsida.
Mottagaren interagerar med mailet, exempelvis öppnar det eller markerar det som spam.
Formateringen ser bra ut, till exempel om rubriker och brödtext har en korrekt formatering. Systemet kollar också efter brutna bilder.
Stavningen och grammatiken är bra, eller om det rör sig om en dålig maskinöversättning.
Så får du bra rykte som avsändare
Som avsändare får du bra rykte genom att kunden öppnar mailet, klickar på de länkar som finns i det, svarar på mailet och/eller lägger till din avsändaradress som en kontakt. Så förenklat ger alla signaler om att mottagaren verkligen vill ha mailet dig som avsändare ett gott rykte.
Ett dåligt rykte får man ifall mottagaren exempelvis markerar mailet som spam eller tar bort mailet innan hon öppnat det.
Hur får man ett bra rykte som avsändare?
Som avsändare ska du berätta för e-postprogrammen, och i förlängningen mottagarna, att dina mailutskick är att lita på. Nedan tipsar vi dig om olika sätt som du kan använda för att säkerställa att dina e-postmeddelanden verkligen kommer fram.
1. Skicka mailen från din egen domän
Du ska inte skicka dina e-postmeddelanden från exempelvis [email protected] eller [email protected], utan i stället använda en e-post som är kopplad mot din domän. Exempel på en e-post som är kopplad mot en domän är [email protected].
Läs vår guide: Så kopplar du din domän till e-postmarknadsföringen
2. Skicka mailen med ditt riktiga namn
Använd inte bara företagsnamnet som avsändare, såsom MQ Bygg. Se till att alltid ha med ditt riktiga namn, såsom Lars på MQ Bygg eller Lars Mattsson. Det inger förtroende och ökar således engagemanget hos mottagaren.
Likaså ska avsändaradressen inte vara no-reply, utan något som inger förtroende såsom [email protected], [email protected] eller [email protected].
3. Använd opt-in för bekräftelse av mailutskick
Att ha en opt-in för mailutskicken innebär alla måste bekräfta sin e-postadress innan de kan ta emot de mail du skickar ut. Om du har en opt-in via e-post säkerställer du att mottagaren verkligen vill ha mailen, och att dina mail kommer till rätt e-postadress.
4. Använd ett bra språk
Skriv grammatiskt korrekt och undvik spammiga ord som gratis, rabatt, vinnare och så vidare. Det är även ett plus om du snabbt säger vad e-postmeddelandet handlar om så mottagaren inte tappar intresset och slutar läsa.
5. Köp inte e-postlistor
Att köpa e-postlistor med aktiva e-postadresser som inte godkänt att ta emot dina e-postmeddelanden är en dålig idé. Börjar man skicka mail till en massa e-postadresser som inte godkänt det är det bara en tidsfråga innan domänen är svartlistad.
6. Rensa i e-postlistan
Det gör du genom att ta bort mottagare som exempelvis inte öppnat de senaste 5 utskicken då de sannolikt inte vill ta emot dina e-postmeddelanden. Genom att rensa inaktiva användare får din e-postlista en bättre öppningsstatistik medan mottagarna slipper få mail de inte vill ha.
7. Ha med all viktig information
Säkerställ att logotypen och adressen till dig som avsändare finns med i e-postutskicket. Det inger förtroende och kommer sannolikt bättra på öppningsprocenten för din e-postlista.
8. Ha rätt SPF-, DKIM- och DMARC-inställningar
Det handlar bland annat om att ha en låg spamnivå och väl synliga knappar för avprenumeration av e-postutskicken. Läs gärna mer om detta via guiden nedan.
Hur vet jag om min domän är uppvärmd?
Det kan du kontrollera via verktyg såsom mail-tester.com. För att göra deras test skickar du ett e-postmeddelande till den adress de uppger, och efter det får din e-postadress ett säkerhetsbetyg på 1–10 tillsammans med förbättringsförslag.
Tänk på att skicka ett riktigt meddelande till mail-tester.com så de även kan analysera innehållet, exempelvis för att säkerställa att en avprenumerera-länk finns med och att formateringen ser bra ut.
Du måste ha rätt SPF-, DKIM- och DMARC-inställningar
Som rubriken säger måste du ha rätt inställningar för SPF, DKIM och DMARC. Det är EU som har satt upp de här reglerna som alla som skickar marknadsföringsmail måste förhålla sig till.
Reglerna säger att:
Dina mailutskick måste ha en spamnivå som är lägre än 0,3 %.
Alla mail ska ha en avprenumerationsknapp som tar mottagaren direkt till uppsägningssidan.
Alla e-postmeddelanden ska komma från en verifierad domän.
Dina mailutskick måste vara signerade med DKIM, SPF och DMARC.
Under rubriken nedan berättar vi om vad DKIM, SPF och DMARC är, och hur du konfigurerar var och en av dem.
DKIM
Vad är DKIM?
DKIM är en säkerhetsstandard inom epost som säkerställer att du som avsändare är att lita på, och att e-postmeddelandet inte har ändrats under överföringen.
Så konfigurerar du DKIM
För att kunna konfigurera DKIM på rätt sätt måste din domän vara verifierad. När DKIM fungerar som den ska skapar den en nyckel på alla mail som du skickar som passar ihop med den nyckel som finns i DNS-inställningarna för din e-post.
Om du använder vår tjänst för e-postlistor kan du gå till denna webbsida och generera den kod du behöver. Vid fältet selector rekommenderar vi att du skriver Amazon då det är den e-postserver vi använder här på Smartfunnel.
Har du en annan e-postleverantör, exempelvis Google eller Microsoft, ska du lägga till och hämta DKIM enligt de processer de har.
När du tagit fram rätt DKIM-information ska du kopiera den, och lägga till den där du hanterar DNS-inställningarna för din domän.
SPF
Vad är SPF?
SPF är en säkerhetsfunktion för e-post som hänger samman med DKIM.
Så konfigurerar du SPF
Om du använder Smartfunnels system för e-postutskick ska du använda amazonses.com som SPF-post. Men har du flera olika mailprogram ska du inkludera även dem i mailserverns fält för SPF-poster.
Har du bara vår server för mailutskick ska SPF-posten vara enligt nedan:
v=spf1 include:amazonses.com ~all
Har du vår server och Googles mailservrar ska SPF-posten se ut enligt nedan:
v=spf1 include:amazonses.com include:_spf.google.com ~all
Har du vår server och Microsofts mailservrar ska SPF-posten se ut enligt nedan:
v=spf1 include:amazonses.com include:spf.protection.outlook.com ~all
SPF-informationen lägger du till i form av en TXT-post där du hanterar DNS-inställningarna för din domän.
DMARC
Vad är DMARC?
DMARC är en säkerhetspolicy som berättar för mottagarens mailserver att e-postmeddelanden från din domän är säkra att ta emot. DMARC är en form av backup-säkerhetssystem som träder in ifall mottagaren inte kan validera dina mail via DKIM eller SPF.
Att konfigurera DMARC-inställningar rekommenderas ifall du skickar väldigt många mail per dygn, omkring 5 000 mail eller fler. Men du har hjälp av DMARC även om du skickar ut färre mail än så, vi rekommenderar därför att du väljer att uppge korrekta DMARC-inställningar för din e-postdomänvärd.
Så konfigurerar du DMARC
Då det finns många olika e-postdomänvärdar finns det många olika sätt att lägga till rätt DMARC-inställningar. För att skapa korrekta DMARC-inställningar kan du använda verktyget DMARC Record Wizard (externt verktyg), och införandet av inställningarna skiljer som sagt beroende på vilken domänleverantör du har.
Säkerställ att allt fungerar som det ska
Om du vill säkerställa att alla mail-inställningar är som de ska kan du använda verktyget Dmarcian Domain Checker (externt verktyg) som läser av och kontrollerar status för SPF, DKIM och DMARC.